Cieľom tohto projektu, ktorý SGHS začala realizovať na jar 1991, je postupne zdokumentovať náhrobné nápisy zo všetkých cintorínov na území Slovenska (eventuálne tiež zo slovenských cintorínov v zahraničí) a údaje z nich spracovať a sprístupniť bádateľom. Účastníkmi projektu sú dobrovoľníci, práce koordinuje tajomník SGHS.

POSTUP   Po rozhodnutí zúčastniť sa na projekte dobrovoľník oznámi SGHS názov cintorína, na ktorom chce prepis uskutočniť a plánovaný začiatok svojich prác (spoluprácu so správou cintorína si dohovára individuálne, v prípade potreby mu môže SGHS vystaviť odporúčajúci list ). V prvej fáze účastník projektu uskutočňuje vlastný prepis textov z náhrobníkov priamo na cintoríne. Postupuje pritom systematicky, od hrobu k hrobu, nevynechávajúc žiaden nápis. V ďalšej fáze získané údaje spracúva. V oboch prípadoch je pritom potrebné dodržiavať nasledujúce pokyny.

Práce v teréne

1. V prvej fáze treba jednotlivé nápisy zaznamenávať na katalogizačné lístky formátu A6 (9x13cm), jeden nápis, resp. skupinu nápisov z 1 náhrobníka zaznamenávať na 1 lístok (ak je text rozsiahlejší, používa sa viac lístkov, ktoré sa spolu zopnú).
2. Pri zapisovaní textov treba jednotlivé riadky oddeľovať lomítkom (/), napr. "akademický maliar / SVETOZÁR ÁBEL / 11.VIII.1929 - 11.VIII.1986". Ak je text rozpísaný na niekoľkých častiach podkladu, jednotlivé jeho časti oddeľujeme dvojitým lomítkom (//), napr. "...Pod krížom odpočinutie // Becke v. Mor. Ostrava.".Texty na zadnej strane a po bokoch náhrobníka predznačujeme slovnými spojeniami "na zadnej strane", "na ľavom boku náhrobníka" a pod.
3. Texty je potrebné prepisovať úplne a doslovne (aj s prípadnými chybami). Zachovávame ich jazyk, veľkosť písmen, diakritické a interpunkčné znamienka, dodržujeme riadky. Zaznamenávame aj meno výrobcu náhrobníka, ak je uvedené. Ak si nie sme istí správnosťou prečítaného textu, označíme to otáznikom v zátvorke za príslušným slovom "Bacho (?)", alebo uvedieme alternatívny výklad "Bacho (Bučko?)". Úplne nečitateľné miesta naznačíme v prepísanom texte bodkami, napr. "Zde ..... a". Ak je text nečitateľný, no z kontextu zrejmý, môžeme ho v zátvorke doplniť, napr. "Zde (spočív)a".
4. Poznámky, pozoruhodné skutočnosti, závažnejšie zistenia môžeme zaznačiť v zátvorke pod vlastným textom. Do poznámky môžeme napr. uviesť údaje o materiály, stave a výzdobe náhrobníka, ak je na ňom erb, tak údaje o erbe, informácie o pochovanom a pod.
5. Po ukončení vlastného prepisu (v teréne) informácie vytriedime a zoradíme nasledovne. Do ľavého horného rohu každého katalogizačného lístka napíšeme priezvisko a meno osoby vyskytujúce sa v nápise. Zachovávame pritom jej pôvodný jazyk a tvar, napr. "ARTBAUER, Johanna", "ŠTÚROVÁ, Anna", "KRIZSAN, Pistike", "SLÁVIK, Janíčko".
6. Ak sa v nápise vyskytuje viac mien, na základný katalogizačný lístok napíšeme len prvé z nich. Ostatné mená zaznačíme na samostatné čisté lístky (tzv. odkazové lístky), pričom odkážeme na meno zo základného lístka. Napr. pri texte "VLADIMÍR FÁBRY / NAR. 1852, ZOMR. 1937. / ANNA FÁBRYOVÁ, ROD. KOLÁRIKOVÁ / NAR. 1862 / ZOMR. 1955" napíšeme na základný lístok len meno "FÁBRY, Vladimír". Na odkazovom lístku potom bude text "FÁBRYOVÁ, Anna –> FÁBRY, Vladimír". Ak je na nápise pri vydatých ženách uvedenéch aj ich rodné meno (ako v uvedenom príklade), vyhotovíme odkazový lístok aj preň, napr. "KOLÁRIKOVÁ, Anna –> FÁBRY, Vladimír", "STANEK, Johana –> ARTBAUER, Johana", "ŽARNOVICKÝ, Adolfína –> ČERNO, Adolfína" a pod. Osoby s rovnakými menami odlíšime na lístkoch rokmi ich narodenia a úmrtia v zátvorke, napr. "FÁBRY, Vladimír (1852-1937)", "FÁBRY, Vladimír (1871-1912)".
7. Po rozpísaní celého súboru na základné a odkazové katalogizačné lístky tieto abecedne zoradíme, čím vytvoríme lístkový katalóg. Jeho prepisom na formát A4 (na písacom stroji, na počítači v programoch T602, Word a pod.) získame abecedne zoradený zoznam s údajmi o osobách pochovaných na príslušnom cintoríne
8. Súčasťou zoznamu môže byť plán cintorína s načrtnutým umiestnením a číselným označením jednotlivých hrobov. Plán si môžeme vytvoriť sami, alebo môžeme použiť kópiu plánu, ktorý vlastní správa cintorína. Bolo by vhodné, aby číslovanie na našom pláne zodpovedalo číslovaniu na pláne správy cintorína, zvlášť pri rozľahlejších cintorínoch. Čísla hrobov môžeme dodatočne vpísať za jednotlivé mená v registri, napr. "HORÁKOVÁ, Jana III/1", "MIČÁTKOVÁ, Štefanka –> MIČÁTEK, Ľudovít A/14".
9. Takto spracovaný prepis náhrobných nápisov označíme v nadpise názvom a údajom o polohe cintorína, dátumom, resp. obdobím, kedy sa prepis uskutočnil (je dôležitý pre prípad budúcej revízie), meno a adresou toho, kto prepis vykonal. Celý súbor môžeme doplniť úvodom, v ktorom zhodnotíme skúsenosti z vlastnej práce, upozorníme na skutočnosti, ktoré sme nezapracovali do vlastného zoznamu, uvedieme tu napr. údaje o vývoji cintorína, celkovom počte hrobov, počte neoznačených hrobov a pod. Vhodnou prílohou môžu byť fotografie, prípadne kresby umelecky hodnotných, najstarších hrobov a hrobov významnejších osobností, erbov, vyskytujúcich sa na cintoríne a pod.